Как грамотно ответить на претензию?

Как ответить на претензию?

Если кто-то по какой-то причине выставил вам претензию, то в первую очередь определитесь с тем, нужно ли отвечать на претензию. Официальный ответ необходимо готовить грамотно и в пределах установленных сроков. Он поможет вам, даже при случае вашего отказа на выставленное требование, показать вашу небезразличность к претензии.

Если содержание ответа на претензию составляется в зависимости от случая, то его форма должна быть четко и правильно заполнена. Ответ в письменном виде можно излагать в свободной форме с обязательным указанием адреса заявителя. Его подписывает или сам получатель, или его уполномоченное лицо. Для последнего условия необходимо наличие доверенности. На претензию лучше отвечать в соответствии с установленными законодательством сроками, то есть с момента ее получения до 30 дней.

Если в ответе на претензию вы полностью соглашаетесь удовлетворить требования заявителя, принимайте их частично или же отказываетесь их выполнить, в любом случае, используйте аргументы, подкрепленные законом, что позволит заявителю использовать эти документы в случае необходимости в суде.

Конфликтная ситуация быстро разрешается только тогда, когда ответ пишется своевременно и грамотно. Не забывайте также о вежливости независимо от того, в каком тоне изложена сама претензия от заявителя. В случае согласия с претензией, в ответе указывайте заявление о вашем согласии с претензией, о том, когда и как вы выполните требования к претензии.

При несогласии выполнить претензию, получателю необходимо изложить свою позицию или привести свои возражения, которые могут быть разного рода. Получатель может отрицать доводы, с указанием на неподтвержденные факты и без указания собственных аргументов. Если несогласие с претензией сопровождается аргументированным возражением,то в данном случае его необходимо подтвердить соответствующими доказательствами. Четкая аргументация ответа на претензию станет условием для более адекватного отношения к нему самого предъявителя претензии.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *